Team Building: 10 Cose da Sapere Prima di Scegliere l’Attività

Il mondo del team building fa ormai parte dell’immaginario collettivo aziendale, creando in molti casi confusione fra chi non è giustamente addetto ai lavori ma deve scegliere che tipo di attività svolgere per il proprio evento aziendale.

Avendo già descritto nei seguenti articoli il team building in maniera accademica, tratteremo a livello pratico le 10 cose da sapere prima di scegliere l’attività ideale per il tuo team building.

Essendo noi di OneBeat un’agenzia di team building musicali, ci occuperemo solo di questi format per i punti inerenti alla scelta dell’attività ideale rispetto al contesto.

TEAM BUILDING O FORMAZIONE ESPERIENZIALE?

Proprio perché etimologicamente hanno un significato diverso, che però può coincidere in molti contesti, intorno a queste terminologie si è creata un po’ di confusione.

In questa sede non tratteremo l’argomento da un punto di vista accademico, ma nell’applicazione pratica che caratterizza l’immaginario comune dei nostri giorni.

Il team building è ormai diventata un’attività di vario genere che esula dal proprio contesto professionale, con lo scopo principale di lasciare al team una forte emozione di unione ed integrazione attraverso il raggiungimento di un risultato finale, che poteva apparire difficile o impensabile all’inizio dell’attività.

Durante o alla fine del team building possono essere create delle finestre di comunicazione in cui vengono fatte emergere le metafore formative care all’azienda.

Esse però vengono solo accennate sotto forma di pillole, senza trovare una contestualizzazione più precisa in un debriefing finale che le trasferisca in maniera specifica nel proprio ruolo professionale attraverso un confronto reciproco fra i membri del team.

Nella Formazione Esperienziale, invece, lo scopo principale è lavorare sulle metafore organizzative concordate col cliente attraverso una raccolta logico-razionale ed emotivo-affettiva dell’esperienza al termine dell’attività (de-briefing) utilizzando la discussione, lo scambio di feedback e il confronto reciproco.

L’attività mantiene comunque la sua forte carica emotiva ma è principalmente proiettata a far emergere delle dinamiche cognitive e comportamentali attraverso l’utilizzo della metafora, che saranno successivamente contestualizzate nel mondo del lavoro per innescare dei cambiamenti e sortire degli effetti positivi.

La differenza più importante in un evento di formazione esperienziale è quindi lo svolgimento di un debriefing finale di almeno 40 minuti, che ha appunto lo scopo di trasportare nel proprio ambito professionale le chiavi di apprendimento esperite nell’attività.

Cercando di sintetizzare in maniera piuttosto semplificativa e grossolana, la scala di valori nel team building è 70% emozione e il 30% formazione.

Al contrario nella formazione esperienziale è 70% formazione e 30% emozione.

Infine, per concludere le differenti tipologie di eventi, abbiamo l’Ice-breaker o Energizer, che è un’attività veloce con una durata da 5 minuti a 30 minuti.

Ha lo scopo di rompere il ghiaccio ed energizzare l’atmosfera all’interno di convention o congressi in cui l’obbiettivo è creare spirito di gruppo in breve tempo.

Il punto di forza a livello organizzativo e logistico è il tempo di preparazione e di setup della sala pressoché nullo, che lo rende ideale per grandi numeriche.

Non a caso per un’ice-breaker sono consigliate almeno 100 persone, ma è possibile attuarlo anche a ranghi ridotti a seconda del contesto organizzativo del meeting.

NUMERO DI PARTECIPANTI

Il numero di partecipanti è fondamentale per determinare la struttura dell’attività.

Partiamo dall’aspetto più importante: la formazione esperienziale è possibile esclusivamente entro una certa numerica, altrimenti subentra l’impossibilità di avere un confronto reciproco che possa il più possibile coinvolgere tutti.

Per fare come di deve un debriefing formativo a gruppo unito, permettendo a tutti di partecipare, il team dovrebbe essere di massimo 15 persone, ma lavorando con la suddivisione in gruppi più piccoli è possibile anche arrivare a 40 persone.

Di conseguenza, se si vuole avere un evento di formazione esperienziale nel senso stretto della parola, è necessario non superare un numero massimo di 40 persone, altrimenti saremo obbligati a virare sul team building.

L’unica alternativa per numeriche più ampie è accompagnare l’attività ad una formazione di aula, che non ha come prerogativa fondamentale un continuo scambio e confronto diretto che coinvolga tutti i partecipanti.

DURATA DELL’INTERVENTO

L’aspetto fondamentale da tener conto è che per svolgere un intervento di formazione esperienziale, almeno per quanto concerne le nostre attività musicali, sono necessarie almeno 2 ore.

Il mio consiglio è di avere a disposizione almeno 3 ore affinché si possa ottenere un migliore risultato complessivo. Sarebbe inoltre ideale svolgerlo al mattino o nel primo pomeriggio.

Se ad esempio venisse scelto come orario dalle 17 alle 20, ipotizzando che i partecipanti abbiano un’intera giornata di meeting sulle spalle, è molto probabile che siano stanchi e non abbiano sufficienti energie mentali per dover far fronte a una contestualizzazione più impegnativa come nel debrienfing.

Se invece l’attività fosse richiesta con lo scopo di unire il team attraverso una modalità coinvolgente e divertente a conclusione dei lavori o in uno ‘spazio morto’ del meeting, è normale conseguenza virare sul team building.

In sintesi, per fare formazione esperienziale bisogna crederci un po’, togliendo anche un po’ di tempo a quelli che sono gli interventi tecnici del meeting, altrimenti consiglio è di scegliere il buon vecchio team building.

Se il tempo a disposizione fosse invece al di sotto dei 30 minuti è possibile optare per un’ice-breaker, come descritto in precedenza.

LOCATION – SALA

Questo è l’ultimo aspetto organizzativo e logistico che è necessario valutare per poi andare a scegliere l’attività.

A seconda del budget per il meeting e al numero di partecipanti, sarà possibile avere a disposizione una o più sale.

Se per esempio ci fosse a disposizione un’unica sala plenaria, bisogna escludere quelle attività che prevendono una suddivisione in sottogruppi.

Spesso il team building viene pensato solo in un secondo momento, quando la location è già stata prenotata, quindi sarà necessario adattare l’attività alle caratteristiche della sala o della location.

In questo caso è difficile dare una spiegazione esaustiva di tutte le possibilità, perché per descrivere tutte le alternative possibili potremo sostanzialmente scriverci un libro.

E’ dunque fondamentale per l’azienda coordinarsi con l’agenzia di riferimento in modo da comprendere quale attività sia più o meno fattibile in relazione alla sala e alla location.

QUANDO E PERCHE’ SI SVOLGE UN’ATTIVITA’?

Kick off, percorso formativo, meeting di natale, convention annuale, evento speciale: sono molti i contesti in cu l’attività può essere svolta.

Sebbene non sia un aspetto fondamentale, può comunque essere un’indicazione utile per scegliere fra i vari format.

Con la premessa che è sempre possibile svolgere un’attività di formazione esperienziale se si creano i giusti presupposti spiegati precedentemente, ci sono contesti in cui essa calza maggiormente rispetto ad altri.

Ovviamente è ideale all’interno di un percorso formativo o all’interno di meeting interni, specialmente se svolti all’interno della sede aziendale.

Sono molto richiesti ad esempio all’interno di contesti di change management (cambio manageriale) o di fusione fra aziende o multinazionali che, talvolta, erano addirittura competitors.

Un’attività di team building, invece è ideale in un meeting di natale, un kick off in cui lanciano i nuovi obbiettivi annuali, un incentive (viaggio premio), anniversari o ricorrenze aziendali, oppure in una finestra temporale rimasta libera durante una normale convention o meeting.

Con poco tempo a disposizione e un numero di partecipanti consigliato di almeno 100 partecipanti, il team building può essere sostituito da un’ice-breaker.

Infine, ci sono quelli che noi di OneBeat chiamiamo show partecipativi, ovvero attività estremamente personalizzate per un numero di partecipanti molto alto (solitamente almeno 300 persone) che vengono inseriti all’interno di eventi speciali ad alto budget, oppure in convention annuali o ricorrenze molto importanti per l’azienda.

L’obbiettivo è creare uno show realmente indimenticabile, pieno di sorprese ed effetti speciali, in cui i partecipanti sono i protagonisti di un’esperienza indelebile che esulta dal classico team building. 

ATTIVITA’ CON TAMBURI E PERCUSSIONI

E’ arrivato il momento di parlare delle attività musicali, partendo da quella che è a tutti gli effetti la più popolare.

Premetto che non ci soffermeremo molto a parlare dei singoli format di team building perché è possibile informarsi su ognuno di essi all’interno di questo sito web.

Le attività con tamburi e percussioni come il Drum Circle, Corporate Orchestra, Rock-Tribe Band e The Drum & Dance Show possono prendere una connotazione di team building, formazione esperienziale o show a seconda del format e del contesto che si desidera.

Sono sconsigliati per un’ice-breaker a causa di motivi organizzativi e logistici.

Un numero alto di partecipanti e un tempo massimo di realizzazione di 30 minuti necessitano infatti di attività più leggere e tempi di preparazione della sala veloci che non si addicano particolarmente ai tamburi.

Solitamente per un’attività con tamburi e percussioni si consigliano almeno 45 minuti di tempo, anche se non è un vincolo inderogabile.

ATTIVITA’ COL CANTO

La voce è lo strumento più intimo che abbiamo, in quanto non abbiamo nessun medium sonoro (strumento fisico musicale), non a caso emettiamo direttamente il suono da dentro.

Il canto comporta inizialmente un’inibizione maggiore rispetto agli altri format in cui vengono utilizzati strumenti musicali, ma allo stesso tempo cantare in coro ci permette di superare le nostre paure perché non viene udita la voce singola ma quella del gruppo, permettendo anche un margine di errore più ampio mantenendo la qualità del risultato.

L’ideale per ricevere il massimo da quest’attività sarebbe avere un tempo a disposizione di almeno 2h, ma è possibile svolgere team building a partire da 1h e formazione esperienziale a partire da 1h e 30min.

Le nostre attività sono il Coro e il Jingle d’Autore, quest’ultimo da noi creato è diventato ormai un nostro segno distintivo nel mercato del team building.

Grazie alla metodologia del CircleSinging è possibile svolgere con il canto anche ice-breaker: la possiamo considerare una novità internazionale all’avanguardia del nostro reportorio.

Per concludere, il canto è l’attività più versatile in quanto inseribile all’interno di qualsiasi contesto.

ATTIVITA’ CON BOOMWHACKERS E BODY PERCUSSION

I Boomwhackers (tubi sonori) e la Body Percussion (percussione corporea) sono attività veloci e di immediata preparazione organizzativa che sono ideali per ice-breaker o energizer.

Sono anch’esse diventate un marchio di fabbrica del nostro brand e sono molto richieste in contesti in cui bisogna creare spirito di gruppo in breve tempo.

La body percussion è quasi sempre usata come ice-breaker iniziale nei nostri team building sia perché è molto divertente, sia perché è uno strumento ideale per prendere confidenza con il ritmo e la musica.

Anche se è meno indicato, è possibile inserire nei team building anche i boomwhackers. Possiamo dire che rendono più coreografica l’attività, vista la varietà dei colori.

ATTIVITA’ CON MATERIALI DI RICICLO ED USO QUOTIDIANO

Eccoci al Drum Stomp, il nostro format sostenibile che non è solo un’attività musicale, ma un vero e proprio laboratorio di costruzione di strumenti musicali con materiale di riciclo di uso quotidiano.

E’ un’attività sorprendente e inaspettata che ci fa cambiare la prospettiva classica di come è possibile fare musica, riportandola alla sua dimensione di gioco, partecipazione e comunità.

Adatta per team building e formazione esperienziale, ha una durata ideale di 2h anche se non è un vincolo obbligatorio.

COSTI E METODI DI PAGAMENTO

Premettendo che a seconda dell’attività cambia il costo e non è questa la sede adatta per elencarvi le nostre differenze tariffarie, è utile fare chiarezza sul modo in cui i prezzi vengono stabiliti.

Ovviamente ogni agenzia può avere metodi diversi, ma qui elencheremo quella che è universalmente utilizzata nel mondo del team building, ritenendola la più giusta e semplice.

L’aspetto fondamentale su cui si stabilisce il prezzo è il numero di partecipanti presenti all’attività e, di conseguenza, la quantità di materiale da portare e il numero di trainers necessari per gestire il gruppo.

NON è la durata dell’attività che determina il prezzo, avendo di per sé una validità solo marginale.

Un esempio? Fare un’attività di 45 minuti o di 2h per 150 persone con tamburi e percussioni prevede per noi lo stesso numero di strumenti musicali da portare, lo stesso numero di trainers da impiegare, le stesse spese e tempi di viaggio.

Facendo uno schema approssimativo possiamo dire che entro le 2h di attività il costo rimane lo stesso indipendentemente dalla durata del team building.

Se poi a seconda dell’attività e del contesto fossero richieste attività complementari per arrivare a mezza giornata o una giornata intera, il prezzo può incrementare a seconda del tipo di attività richiesta e dal numero di trainer aggiuntivi necessario.

Salvo eccezioni o richieste speciali, sono comunque tariffe aggiuntive del tutto sostenibili ed oneste.

Le spese e tempi di viaggio incidono dal 5 al 10% del costo totale, salvo casi eccezionali.

Spesso si pensa che lavorare con un’agenzia del proprio territorio sia fonte di risparmio, ma in realtà è un luogo comune da sfatare.

Le agenzie ben organizzate, che svolgono esclusivamente questo lavoro come la nostra, possiedono già tutto il materiale necessario per svolgere l’attività anche per grandi eventi ed hanno già a disposizione i mezzi per il trasporto.

Inoltre, se un’agenzia è lungimirante ha punti di appoggio in tutto il territorio italiano, quindi spesso non necessita neanche di trasportare il materiale da un posto ad un altro.

Noi, ad esempio, abbiamo punti di appoggio anche all’estero grazie ad un network internazionale, questo solo per far comprendere quanto possa essere semplice anche per noi lavorare in modalità smart.

Per quanto riguarda il metodo di pagamento è importante per le aziende comprendere che l’acconto non è solo una forma di tutela a fronte di un eventuale insoluto (fortunatamente non capita quasi mai), ma anche un modo per avere la conferma dell’evento e iniziare a programmare l’evento, con annesse le prime spese per la realizzazione.

Inoltre, nei periodi più intensi dell’anno, può capitare di avere più eventi lo stesso giorno, quindi è necessario per noi organizzarci con un numero di trainer più ampio, con le relative spese.

Di conseguenza, senza un acconto proporzionale, un’ipotetica disdetta anche per motivi del tutto ragionevoli da parte del cliente diventerebbe una perdita finanziaria per l’agenzia di team building.

Per i tempi di pagamento, essendo un servizio non riconducibile alla produzione, quindi alla vendita dei prodotti o servizi dell’azienda, molte agenzie richiedono il pagamento a data evento, altre sono più permissive e si adattano alle policy aziendali.

Possiamo dire che un compromesso onesto si aggira sui 30 giorni da data dell’evento.

Siamo alla fine, adesso hai scoperto le 10 cose da sapere per scegliere il team building più adatto al tuo evento aziendale.

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